Milli Eğitim Bakanlığı (MEB), yurtdışında okuyan öğrencilerin iş ve işlemlerini kolaylaştırmak, bürokrasiyi azaltmak, kırtasiye ve zaman israfının önüne geçmek amacıyla yeni bir uygulamayı hayata geçirdi. Buna göre, ABD ve İngiltere’de MEB bursuyla okuyan öğrencilerin evrak gönderimi işlemlerinin elektronik ortamda yapılması sağlanarak, kaynak tasarrufu sağlandı.
Bakanlık yetkililerinden alınan bilgiye göre, MEB bürokrasiyi azaltmak, kırtasiye ve zaman israfının önüne geçmek amacıyla yurtdışında yeni bir uygulamayı hayata geçirdi. Resmi yazışmaları, elektronik ortamda Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılan MEB, iş, işlem ve hizmetlere ilişkin yazışmaların hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi, ihtiyaç duyulan bilgiye kolay ulaşılması, bilginin etkin yönetilmesi ve basılı doküman ve ıslak imza kullanımının azaltılmasına yönelik DYS’nin alanını genişletti.
Bu kapsamda, DYS’nin yaygınlaştırılmasında, sürecin en önemli ayaklarından birisi olan yurtdışı teşkilatının sisteme dahil edilmesi işlemini başlatıldı. DYS’nin Milli Eğitim Bakanlığı Yurtdışı Teşkilatına yaygınlaştırılması sürecinin ilk basamağını, sistemin uyarlanması ve DYS eğitimleri oluşturdu. Eğitim sürecine paralel şekilde DYS’ye ilişkin kullanıcı bilgisayarlarında kurulumlar ve ayarlamalar yapıldı. DYS kullanıcıları için e-imza talepleri alındı ve e-imzalar kullanıcılara ulaştırıldı.
İlk olarak ABD ve İngiltere’de başlatılan uygulama ile bu ülkelerdeki öğrencilerin iş ve işlemleri hızlanacak. MEB bursu ile İngiltere’de 1.223, ABD ise 2 bin 112 öğrenci okuyor. Bakanlık tarafından yıllık ortalama 2 bin 500 evrak İngiltere’ye, 2 bin evrak da ABD’ye olmak üzere 4 bin 500 evrak yüksek miktarlarda kargo ücretleriyle bu ülkelere gönderiliyor. Bakanlığa ise İngiltere’den 3 bin evrak ABD’den ise 2 bin evrak yollanıyor. Bir evrak İngiltere’den ortalama 2, ABD’den ise ortalama 3 haftada MEB’e ulaştırılıyor.
Yurtdışı temsilciliklerinin DYS sistemine alınmasıyla MEB bursu ile yurtdışında okuyan öğrencilerin, tez, makale ve diğer belgeleri Bakanlığa yollamasında, günlerce süren posta gönderimi işlemi saniyelere indirilecek ve yüksek posta masraflarından tasarruf sağlanacak ve artık kargo ücreti ödenmeyecek. Yazıların anında ilgili birime güvenle ulaştırılmasıyla, bürokrasi azalacak, kırtasiye ve zaman israfı önlenecek. DYS ile Bakanlık ve Dış Temsilcilikler hem zamandan hem de paradan tasarruf yapacak. ABD ve İngiltere’nin ardından Türk öğrencilerin bulunduğu diğer ülkelerde de DYS Uygulaması hayata geçirilecek.
